2　文書取扱責任者は、課の職員のうちから課長が命ずる。

3　文書取扱責任者は、課長の命を受けて、次に掲げる事務を処理する。

4　課長は、文書取扱責任者を補助させるため、各グループに文書主任を任命することができる。

5　文書主任は、文書取扱責任者の指示により、その職務の一部を補助するものとする。

6　課長は、文書取扱責任者及び文書主任の職及び氏名を総務課長に報告しなければならない。

2　文書の取扱いは、正確かつ迅速に行い、その処理経過を明らかにし、常に能率的に処理しなければならない。

2　前項の規定により総務課において受領した文書は、次により配布するものとする。

3　主管課に直接到達した文書は、第1項の規定にかかわらず当該主管課において受領するものとする。

4　郵便料金の未納又は不足の郵便物は、総務課長が企業団の機関が所掌する事務に関するものと認めるものに限り、その未納又は不足の料金を支払って受領するものとする。

2　起案文書は、本文の前に起案の理由又は説明を簡明に記述するものとし、関係法令その他参考となる事項の付記、関係書類の添付等により起案の根拠、理由、経過等を明らかにしなければならない。ただし、事案が定例的又は軽易なものにあっては、この限りでない。

3　金額その他重要な箇所を訂正したときは、その箇所に押印するものとする。

2　合議を受けた次長又は課長は、直ちに起案文書の確認を行い、その同意又は不同意を決定するものとし、決定に日時を要するときは、その理由を主管課長に通知しなければならない。

3　合議を要する文書について、主管課及び関係課の意見が異なる場合は、相互に協議するものとし、なお意見が一致しないときは、その意見を添えて上司の指示を受けなければならない。

4　主管課長は、合議を経た文書についてその内容を変更し、又は廃棄にしたときは、その旨を合議先に通知し、又は再び合議しなければならない。

2　急を要する書類で決裁権者以外の上司が不在のときは「不在」と記入して回議するものとし、重要なものについては起案者において後閲の手続をしなければならない。

3　前項の規定は、決裁に至るまでの手続過程において合議を受ける者が不在の場合に準用する。

2　文書の記号は、次に定めるとおりとし、当該文書の属する年度を示す数字を記号の前に付するものとする。この場合において、達及び指令には、文書記号の前に「達」及び「指令」の文字を付し、また、工事・委託等に係る文書を別に管理する必要があると課長が認めるときは、文書記号の後に「工」の文字を付する。

3　文書には、各記号ごとに年度による一連番号を付さなければならない。ただし、暦年で処理することが適切であると認められる文書については、暦年による一連番号を付するものとする。

4　同一事案に属する往復文書は、特に課長が必要と認めたものを除き、完結するまで同一番号を用いる。

5　条例、規則、規程、告示、訓及び内訓の記号は、企業団名を冠し、総務課においてその種類に従い暦年による一連番号を付し、令達番号簿(様式第5号)に登載しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書については、原則として公印を省略するものとする。

3　前項第1号の場合においては、文書に「(公印省略)」の記載をするものとする。ただし、その必要がないと認めるときは、当該記載を省略することができる。

2　総務課長は、前項の送付を受けたときは、発送発信又は郵送の手続をとらなければならない。

3　前2項の規定にかかわらず、文書の発送は必要に応じて主管課において行うことができる。

2　文書は、個別フォルダーに収納し、キャビネットの所定の位置に保管するものとする。

3　現年度文書は、原則としてキャビネットの上段及び中段の引出しに収納するものとし、前年度文書は、下段の引出しに収納するものとする。

4　処理が完結していない文書は、完結後に入れるべき個別フォルダー又は適切な第1ガイド及び第2ガイドの下に処理が完結していない旨の表示をした個別フォルダーを作成し、これに入れて管理するものとする。

5　第2項の規定にかかわらず、キャビネットに収納することが不適当な文書については、総務課長の許可を得て、キャビネット以外の保管庫、書棚等に収納することができる。この場合において、職員は、当該文書の名称、収納場所等を記載した文書をキャビネットの所定の位置に保管しなければならない。

2　前項に規定する保存する必要のない文書は、次に掲げるものとする。

3　文書の保存期間は、別表第1に定める基準に従い、永年、10年、7年、5年、3年及び1年の区分によるものとする。

4　文書の保存期間は、前項の区分に従い、個別フォルダーを単位として課長が定めるものとする。

5　文書の保存期間は、当該文書に係る事案の処理が完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。ただし、継続文書(年度を超えて常時使用する文書)の保存期間は、当該文書の継続を解除した日で廃棄するものを除き、継続を解除した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。

2　ファイル基準表は、毎年度末に見直し、必要があれば改定する。

3　文書取扱責任者は、毎年4月1日までに当該年度のファイル基準表及びファイル基準表総括表を2部作成し、課長に提出するものとし、課長は、その1部を保管し、他の1部を総務課長に提出するものとする。

2　前項の規定による引継ぎを行う場合は、個別フォルダーを単位として保存期間別の文書保存箱に移し替えるものとし、ファイル基準表に当該移し替えた文書保存箱の整理番号を記入するものとする。

3　前項の規定により移し替えた文書保存箱は、書庫及びその他の保管庫で保存するものとする。

2　貸出期間は、原則として7日以内とする。

2　第28条第2項に規定する文書及び1年の期間保存する文書で保存期間が満了したものは、文書取扱責任者が課長の承認を得て廃棄するものとする。

3　保存期間を超えて文書を保存する必要があると課長が認めるときは、総務課長と文書で協議し、保存期間を延長することができる。

4　文書取扱責任者は、第2項の規定により1年の期間保存する文書の廃棄を行った場合は、当該廃棄した日をファイル基準表に記入するものとする。

5　秘密に属する文書又は他に利用されるおそれのある文書は、焼却、裁断、溶解等の適切な方法により廃棄しなければならない。

(施行期日)

1　この規程は、平成15年4月1日から施行する。

(愛知中部水道企業団文書管理規程の廃止)

2　愛知中部水道企業団文書管理規程(昭和50年規程第3号)は、廃止する。

この規程は、平成16年4月1日から施行する。

この規程は、平成17年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成19年4月1日から施行する。

この規程は、平成26年4月1日から施行する。

この規程は、平成28年4月1日から施行する。

この規程は、平成31年4月1日から施行する。

この規程は、令和2年4月1日から施行する。

1　この規程は、令和3年9月1日から施行する。

2　この規程が施行の際、改正前の各規程の様式に基づいて作成された用紙で現に残存するものは、この改正後の各規程の規定にかかわらず、当分の間、使用することができる。

(施行期日)

1　この規程は、令和4年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、令和6年4月1日から施行する。

2　この規程が施行の際、改正前の各規程の様式に基づいて作成された用紙で現に残存するものは、この改正後の各規程の規定にかかわらず、当分の間、使用することができる。